Si la dématérialisation reste encore un sujet divergent, elle constitue un moyen efficace pour optimiser les performances de toute entreprise et garder une longueur d’avance sur les concurrents. Bien plus qu’une simple transformation numérique, ce processus demande une réorganisation complète des traitements de données.
Pour gagner en efficacité et en productivité
Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est important de connaître la définition de la dématérialisation de documents. Selon le Code du travail, c’est un processus de digitalisation qui consiste à numériser les papiers (factures, bulletins de paie, relevés bancaires, bons de livraison…). Cet outil permet ainsi de créer un fichier numérique à partir d’un document physique. Il génère du profit à toute entreprise dans la mesure où il facilite le travail des salariés. En supposant que la recherche d’un document peut prendre environ 50% du temps, la dématérialisation apparaît comme une solution rapide et efficace pour le retrouver. À partir d’un moteur de recherche, l’application utilisée permet de récupérer les documents en quelques secondes.
Au niveau administratif, la dématérialisation offre également un gain de temps considérable à la société. Elle permet, en effet, d’automatiser l’envoi des contrats de travail et de suivre en temps réel l’avancée des signatures. Grâce à la digitalisation, les délais d’envoi des documents sont réduits, et l’employeur peut récupérer rapidement les coordonnées du signataire. La dématérialisation bulletins de paie est de même utilisée dans le but d’assurer une meilleure sécurité des documents. Elle évite à l’employeur de classer un à un les dossiers des employés, et lui permet de ranger en toute sécurité les documents dans l’espace de stockage. Autrement dit, la dématérialisation simplifie le suivi des documents et améliore les processus internes.
Pour renforcer la marque de l’entreprise
La plupart des dirigeants d’entreprise ont peur du changement. C’est la raison pour laquelle bon nombre d’entre eux refusent de passer à la dématérialisation de documents. Pourtant, les changements organisationnels apportés par cette dernière ont nettement amélioré le système d’information de l’entreprise. En plus d’offrir une meilleure accessibilité aux collaborateurs, elle permet aussi de disposer d’une plus grande flexibilité au travail. Cette solution moderne va alors générer une satisfaction générale des employés. Ce qui va les fidéliser. La dématérialisation ne permet pas seulement d’améliorer la façon de travailler de la société, elle contribue également à l’augmentation de son chiffre d’affaires. En utilisant cette technique, l’employeur va pouvoir dépasser ses concurrents et générer plus de clients.
La dématérialisation permet donc de gagner plus de clients. Elle apporte, en effet, une réelle valeur ajoutée à la relation client, dans le sens où elle améliore et accélère les services commerciaux. Il faut de même savoir qu’elle permet de contrôler et garantir la traçabilité des informations traitées. Grâce à cela, les entreprises peuvent bâtir une relation durable avec leurs clients et échanger à travers des espaces de stockage sécurisés. D’après le RGPD (Règlement Général à la Protection des Données), toutes les sociétés doivent assurer la confidentialité des dossiers de leurs clients pour qu’ils ne soient pas accessibles par des tiers. D’où l’importance de la dématérialisation.
