Le département commercial est au cœur du développement de chaque entreprise. Il prospecte, relance, vend et participe à la fidélisation de la clientèle. Du fait de leurs nombreuses fonctions, il n’est pas toujours évident de gérer correctement le planning des commerciaux. Or, une bonne organisation est nécessaire pour optimiser le temps de travail. Pour cela, le manager doit alors mettre en place un outil adapté pour organiser les processus liés à la force de vente.
Une bonne organisation : un enjeu de taille au sein du service commercial
Les fonctions commerciales occupent une place importante au sein d’une entreprise. Elles permettent en effet de développer la trésorerie d’une structure. Seulement, avant de conclure un contrat avec un client, les commerciaux doivent d’abord passer par plusieurs étapes. Pour cela, une bonne organisation est de rigueur autant pour l’équipe exécutive que pour le manager.
Le planning de la force de vente varie selon le projet en cours et le secteur d’activité. Ainsi, afin de mieux organiser l’emploi du temps de chaque commercial, le responsable doit avoir une vision détaillée sur leurs tâches quotidiennes. Cela permettra ensuite de planifier les missions par ordre de priorité. En d’autres termes, celles qui ont une forte valeur ajoutée.
En général, la prospection correspond seulement à 40% du temps total du service commercial. Les 60% restants pourront être répartis pour la rédaction des devis, les entretiens, le mis à jour du CRM ou encore la relance des prospects et des clients. Mais la réalisation et le suivi d’un tel processus nécessitent l’utilisation d’un outil adapté. D’où l’intérêt de recourir à un agenda commercial en ligne.
Les avantages de l’agenda commercial en ligne
La gestion du calendrier est particulièrement importante au sein d’une équipe commerciale. Cela permet en effet à chaque agent de gérer efficacement son quotidien, comme les missions de prospection, les relances et les négociations. Seulement, les commerciaux rencontrent un véritable problème. Souvent, ils doivent suivre des horaires dictés par leurs clients. Ainsi, le salarié remplit son agenda au gré des demandes sans prendre le recul nécessaire pour vérifier sa disponibilité. Afin d’honorer ses engagements, il doit donc reporter d’autres tâches qui sont pourtant importantes.
C’est alors au rôle du manager de réorganiser les plannings de ses agents. Pour cela, un logiciel de planification lui sera fortement utile pour suivre en temps réel les activités de son équipe commerciale.
L’agenda en ligne est accessible à tous les intervenants rattachés à ce département. Chacun pourra mettre à jour son calendrier depuis un périphérique connecté, tel qu’un ordinateur ou une tablette. Cet outil offre un gain de temps non négligeable, puisque ni le salarié ni le responsable n’ont plus besoin de consulter ses collègues pour s’informer sur son planning. De plus, l’utilitaire dispose aussi d’autres fonctionnalités qui permettent de rédiger les rapports journaliers.
