Faciliter et fluidifier le travail, c’est parmi les objectifs de la transformation numérique. Les tâches chronophages, lourdes et laborieuses, pourtant inévitables, freinent souvent les entreprises. Le traitement des notes de frais en fait partie et, grâce à l’innovation en termes d’outils et de politique de travail, la centralisation des notes de frais est désormais à la portée des professionnels.
Les différents avantages de la centralisation des notes de frais
Pour épauler les entreprises dans la transformation digitale, l’État favorise de plus en plus la dématérialisation. Concernant le traitement et la gestion des notes de frais ces dernières peuvent être maintenant numérisées depuis 2017. C’est une démarche de dématérialisation légale qui permet maintenant la centralisation des notes de frais, grâce à des outils et des logiciels en ligne combinés avec les possibilités offertes par les appareils mobiles.
En effet, la centralisation des notes de frais facilite grandement les traitements de ces dernières. Un employé en déplacement peut utiliser son smartphone ou sa tablette pour photographier ses notes de frais. En un clic, il envoie en ligne les photographies directement dans le logiciel dédié. Ce dernier, grâce à la technologie de reconnaissance d’écritures très poussée, décrypte les photographies et procède au traitement des notes de frais. Les responsables concernés auront juste à vérifier, puis ils valident le remboursement des notes de frais enregistrées.
La centralisation des notes de frais via ce système de dématérialisation permet donc de gagner considérablement du temps, mais aussi en productivité. Le remboursement se fait rapidement et l’entreprise évite tous les problèmes liés aux traitements d’innombrables justificatifs papier tels que les notes de frais : erreur de saisie, fraudes, altération, omission ou perte des justificatifs, etc. Mais le plus grand avantage reste la sécurité et le stockage des données. La centralisation des notes de frais permet d’accéder facilement à tous les justificatifs numérisés. Ce qui est très utile, par exemple lors des contrôles effectués par l’Administration.
De nombreuses solutions numériques pour la centralisation des notes de frais
Depuis que la dématérialisation des justificatifs des notes des frais est possible pour les entreprises, de nombreux outils numériques ont vu le jour pour les aider dans cette démarche. Appelées Gestion Électronique de Documents ou GED, ces solutions logicielles se présentent sous différentes formes. Ce qui permet aux entreprises, notamment aux PME et aux TPE, de choisir le système de dématérialisation qui leur convient.
Par exemple, concernant la centralisation des notes de frais, elles ont le choix entre une GED dite «on-premise », c’est-à-dire une GED installée sur site, directement sur le serveur de l’entreprise, ou l’utilisation d’un logiciel GED en mode SAAS. Dans ce cas, l’outil et les données sont accessibles en ligne, sur le serveur de son éditeur. Le logiciel peut être exploité comme tous logiciels installés sur site. Les entreprises, qui optent pour cette solution de centralisation des notes de frais en ligne, disposent d’un accès sécurisé et utilisent un simple navigateur pour y accéder.
Pour bénéficier de tous les avantages de l’une de ces solutions logicielles, il est important de bien définir ses besoins, puis d’en faire plusieurs demandes de devis pour trouver la solution la plus avantageuse pour son entreprise.
